Lorsque vous tapez « Comment rédiger un communiqué de presse » sur Google, des milliers de résultats vous sont proposés (1.7 million au moment où j’écris cette page). Et ce n’est pas étonnant. Si vous cherchez à obtenir une couverture médiatique pour votre entreprise, savoir comment rédiger un communiqué de presse est une compétence essentielle.
Puis vient le moment la réflexion.
Mais que doit contenir un communiqué de presse ? Comment terminer un communiqué de presse ? Et qu’en est-il du format du communiqué de presse ? Heureusement, nous avons toutes les réponses.
Il existe des directives spécifiques à suivre pour la rédaction d’un communiqué de presse, qui couvrent tous les aspects de l’information, de l’angle de vue à la structure du communiqué.
J’essaie avec ce guide de regrouper des informations récoltées sur Internet pour que vous ayez toutes les informations en un seul endroit. Le guide s’étoffera surement au fil du temps.
Alors ? Prêt à commencer à rédiger de bons communiqués de presse ? C’est parti !
Comment rédiger un communiqué de presse,
étape par étape
Étape 1 : Quel est le public ciblé ?
Avant de passer à la rédaction proprement dite du communiqué de presse, le plus important est de commencer par choisir l’angle qui importe pour votre public cible.
Si cela vous est familier, c’est un peu le même processus que définir le persona pour un site web.
Ayez toujours à l’esprit que l’angle qui intéressera les lecteurs d’un magazine spécialisé sera très différent de celui du journal local. En fait, vous devriez rédiger différentes versions de votre communiqué selon les différents publics que vous visez.
N’oubliez pas que vous ne ciblez pas seulement des lecteurs potentiels, mais aussi des journalistes. Si vous ne faites pas vos recherches et que vous ciblez les mauvais journalistes, la rédaction de bons communiqués de presse ne vous mènera nulle part.
Étape 2 : Structure du communiqué de presse
Pour être en mesure de rédiger un document gagnant, il est nécessaire de comprendre la structure d’un communiqué de presse.
En effet, il existe une norme établie et en respectant une structure de communiqué de presse standard, cela permettra une meilleure lecture pour un journaliste. Il arrivera à trouver les informations dont il veut prendre connaissance plus facilement, et vous lui permettez de déterminer rapidement s’il désire couvrir votre annonce. Cela montre également que vous êtes un professionnel des relations publiques qui connaît les tenants et les aboutissants d’un communiqué de presse.
Voici ce que doit contenir un communiqué de presse :
- Titre : accrocher l’attention du lecteur
- Intro : Essayer de créer un effet Waouh et de répondre aux 5W
- Citer des sources : crédibiliser le contenu précédent en citant des sources fiables pour répondre, en fond, à cette question : comment puis-je être sûr que ce que j’affirme plus haut est véridique, suis-je légitime ?
- Le Message : aller à l’essentiel. C’est le moment de placer votre message. Éviter le blabla et préférer une rédaction droit au but : pourquoi votre message est important ? Qu’est-ce qui le différencie de ce qui existe ? Qu’est-ce qui le rend meilleur ?
- Réassurance : possibilité d’étayer votre message avec des citations ou des réflexions externes
- Infos complémentaires : informations qui vont dans votre sens et complète votre message
- Bloc Contact : coordonnées, lien vers des éléments graphiques, visuels et textes en ligne (tout ce qui pourrait faciliter la démarche d’un journaliste)
1. Titre : accrocher l’attention immédiatement
Tout d’abord, votre communiqué de presse doit avoir un titre accrocheur pour être efficace. C’est la première chose que les gens liront et c’est sur cette base qu’ils décideront s’ils veulent lire l’ensemble du document ou non.
Essayez de le garder court. Ainsi, il est plus facile à lire (une centaine de caractères plus ou moins). Faites en sorte que le titre soit « frais », digne d’intérêt et intéressant, car le processus de décision prend environ trois secondes.
L’être humain a une capacité d’attention plus courte que le poisson rouge. Il est donc préférable d’en dire le moins possible dans les gros titres. Concentrez-vous uniquement sur la valeur ajoutée, l’accroche et la création d’une accroche pour votre public cible. Évitez d’écrire en mode putaclic, car vous risquez de perdre la confiance des journalistes et d’attirer les mauvais lecteurs.
2. L’introduction : répondez brièvement aux cinq questions clés (5W) et retenez l’attention de vos lecteurs.
La deuxième partie la plus importante de la rédaction d’un communiqué de presse consiste à rédiger l’introduction. C’est là que les impatients trouveront les réponses aux questions les plus importantes, notamment les cinq questions essentielles : de quoi il s’agit, qui est impliqué, quand et où cela s’est passé, et pourquoi c’est important.
Lorsque vous rédigez cette partie, veillez à respecter ceci : votre introduction doit être suffisamment long pour couvrir l’essentiel, mais suffisamment court pour rester intéressant. Ne faites pas perdre de temps au journaliste : vous devez piquer sa curiosité, pas lui donner tous les détails d’un coup.
3. Sources : prouvez que vous êtes digne de confiance
Si vous fondez votre communiqué de presse sur des sources externes, veillez à les citer. Vous deviendrez ainsi plus crédible aux yeux de votre public. Il est essentiel de s’assurer que le lien vers une source est légitime.
Nous vous recommandons de ne pas afficher l’URL complète, sauf si vous citez vos sources au bas de vos communiqués de presse. Utilisez du texte d’ancrage pour donner à vos liens un aspect plus naturel.
4. Le message à proprement dit : viser l’essentiel
Donnez à vos lecteurs les détails essentiels. Et par détails, nous entendons les informations de base qui sont nécessaires pour comprendre pourquoi ce communiqué de presse est digne d’intérêt. Il ne s’agit pas d’écrire un roman, mais de donner une brève explication et de susciter l’intérêt des journalistes pour un sujet sur lequel ils pourront écrire.
Mon conseil le plus important pour la rédaction d’un communiqué de presse est de se concentrer sur la façon dont votre produit ou service aide les autres. Les journalistes se concentrent toujours sur leurs lecteurs et sur ce qui les intéresse. Attention, l’envoi d’un communiqué de presse entièrement exclusivement centré sur vous sera insuffisant.
5. Réassurance : utiliser des citations afin de montrer des points de vue externes
Les citations dans les communiqués de presse sont toujours les bienvenues. Pourquoi ? Elles apportent une autre perspective au texte et le rendent plus diversifié. Les citations peuvent facilement rendre votre texte plus intéressant et plus lisible, ce qui devrait être une raison suffisante pour les inclure dans votre communiqué de presse.
6. Annexes et données supplémentaires : y a-t-il autre chose que vous devez ajouter ?
Si oui, c’est le moment de le faire, sans en faire trop. N’oubliez pas que, parfois, le moins est le mieux, et c’est certainement le cas lorsqu’il s’agit de rédiger un bon communiqué de presse.
Une photographie vaut mille mots. J’aime inclure au moins une ou deux photos dans mes communiqués de presse. Autrefois, il était convenu d’écrire et d’essayer de rédiger le communiqué parfait comme un article d’actualité sans contenu visuel. Aujourd’hui, je n’oserais pas envoyer un communiqué sans y inclure un élément visuel.
7. Bloc contact et coordonnées : présentez-vous
N’oubliez pas d’ajouter vos coordonnées afin que les journalistes sachent comment vous joindre, ou toute autre personne méritant d’être contactée. C’est important car ils pourraient vouloir poser des questions supplémentaires sur l’article. Si vous oubliez cette partie, vos chances de voir votre communiqué publié sont pratiquement nulles.
8. Quel contenu à la fin d’un communiqué de presse ?
Si vous vous demandez comment terminer un communiqué de presse, voici votre réponse : avec un texte classique. Si vous avez réussi à attirer l’attention des journalistes et qu’ils ont continué à lire jusqu’à cet endroit, il est fort probable qu’ils veulent en savoir plus sur vous. Ce texte sera le bon endroit où ils pourront trouver des informations supplémentaires sur votre entreprise ou sur vous-même. Faites en sorte qu’il soit amusant et intéressant : il s’agit de votre carte de visite, et vous devez vous présenter sous votre meilleur jour.
Étape 3 : format du communiqué de presse
Maintenant que nous avons abordé la structure du communiqué de presse, concentrons-nous sur son format. Cela a son importance car la première impression visuelle compte vraiment.
Alors ? Quel format de fichier choisir pour un communiqué de presse ? Voici donc les formats de communiqués de presse que vous pouvez envisager :
1. PDF
L’envoi de communiqués de presse sous forme de fichiers PDF était très populaire il y a quelques années. Bien qu’ils aient le même aspect sur tous les appareils, ils sont plutôt problématiques : ils peuvent être lourds, parfois difficiles à copier, et les journalistes ne semblent pas vraiment apprécier cette forme. Étant donné que de nombreuses entreprises continuent de publier des communiqués dans ce format, celui-ci est considéré d’une certaine manière comme une norme, mais il n’est pas judicieux de s’habituer à quelque chose qui pose trop de problèmes aux lecteurs.
Avantage(s) :
- Il est compatible avec presque tous les appareils
Inconvénients :
- Il peut être lourd s’il est mal conçu, et aucun journaliste n’aime voir sa boîte aux lettres bloquée (c’est assez ennuyeux, et cela diminue votre taux de réussite).
- Il est difficile à copier. Même si un journaliste ne veut pas trop l’éditer, il doit quand même se taper tout le travail de copie ou de réécriture. Si vous envoyez un fichier difficile à modifier, vous montrez clairement que vous ne respectez pas son temps (ce qui n’est pas votre objectif, n’est-ce pas ?).
- C’est difficile à mesurer d’un niveau statistique : vous ne savez pas combien de personnes l’ont réellement lu.
2. Texte brut
Le format de communiqué de presse suivant est au format texte brut. Il s’agit d’un choix sûr, mais aussi d’un format extrêmement banal. L’idée d’un bon communiqué de presse est qu’il soit si intéressant/innovant/méritant que les journalistes voudront en parler. Si le communiqué ressemble à tous les autres e-mails qu’ils ont lus ce jour-là, il est fort probable qu’ils ne s’en souviennent pas.
Avantages :
- Facile à copier et à modifier
- Il est léger et ne bloque pas la boîte aux lettres, ce qui le rend certainement plus adapté aux journalistes.
- Il est compatible avec tous les appareils
Inconvénients :
- Sans possibilité de mise en forme, il est relativement « triste visuellement » et n’incite pas à la lecture.
- Comme pour les PDF, il est difficile de savoir qui a réellement vu le communiqué de presse.
3. Le communiqué de presse interactif
Il s’agit très probablement du format de communiqué de presse le plus récent sur le marché. Bien que les journalistes puissent être un peu hésitants au début, ils vont certainement s’en souvenir. Il s’agit d’un format hébergé, vous n’envoyez que le lien pour le consulter, pas le fichier en lui-même.
C’est aussi le format le plus convivial : il est facile à copier, à télécharger et difficile à oublier. Si vous n’êtes pas familier avec ce type de rédaction de communiqués de presse, consultez ces exemples de communiqués de presse et vous comprendrez rapidement leur potentiel de relations publiques.
Avantages :
- Facile à copier et à modifier grâce à un bouton spécial qui vous permet de copier du texte brut.
- Bonne présentation sur tous les appareils (s’il est bien conçu)
- Interactif : il est possible d’ajouter des boutons de partage de médias sociaux et de glisser-déposer divers éléments.
- Il est possible de contrôler chaque communiqué de presse et de savoir exactement qui l’a vu grâce au panneau analytique.
- Téléchargement facile de toutes les pièces jointes en un clic
- Vos lecteurs auront toujours la version la plus récente à leur disposition (plus besoin de faire un suivi en disant que vous avez oublié d’ajouter quelque chose d’important – ou pire, que vous avez fait une erreur).
Inconvénients :
- Certains journalistes n’y sont peut-être pas encore habitués, ce qui peut être à la fois un avantage et un inconvénient (ils peuvent être déroutés en le voyant pour la première fois, mais ils peuvent aussi l’adorer).
Lorsque vous rédigez un bon communiqué de presse, gardez à l’esprit que les temps changent et que ce qui pouvait » épater » un journaliste il y a quelques années ne l’impressionnera plus aujourd’hui. Pensez à ce qui sera une tendance l’année prochaine et appliquez-le dès maintenant.
Étape 4 : erreurs courantes à éviter
1. Le message est trop banal
Commençons par le commencement. Votre histoire est-elle vraiment une histoire ? Est-elle nouvelle ou intéressante ? Les personnes extérieures à votre organisation s’y intéresseront-elles réellement ? Si la réponse à ces questions est oui, vous êtes peut-être sur la bonne voie. Si elle n’est ni nouvelle, ni intéressante et que vous n’êtes pas sûr que quelqu’un s’en préoccupe réellement , il serait sûrement bon de trouver autre chose.
Réservez les communiqués de presse aux annonces les plus récentes et les plus dignes d’intérêt concernant votre client ou votre entreprise. Il arrive souvent que les chefs d’entreprise et les professionnels des relations publiques se réjouissent de la publication de communiqués de presse et pensent à tort que s’ils n’en envoient pas à un rythme régulier. Préférez la qualité à la quantité. Vous risqueriez de lasser les destinataires et qu’à la longue, ils pensent en recevant votre dernier communiqué : « ha…? encore eux… »
2. Vous tournez autour du pot
Résumez l’histoire à raconter dès les premières phrases. Présentez les faits rapidement et succinctement : les chances qu’un communiqué de presse passe de la boîte de réception à la réunion de rédaction augmenteront considérablement. Les journalistes sont plus que jamais pressés par le temps, d’où l’importance de communiquer l’essentiel de l’histoire dans les premières lignes d’un communiqué de presse. Il y a de fortes chances qu’ils n’aient pas le temps de lire le texte en entier, donc plus vous allez vite, mieux c’est.
Votre communiqué ne doit pas être trop long ou ressembler à un chapitre de livre comme un mauvais chapitre de livre avec un excès d’adjectifs d’autopromo. Le meilleur conseil est donc de ne jamais oublier d’inclure les informations les plus intéressantes au tout début de votre communiqué de presse. Si vous les laissez à la fin, il y a de fortes chances que le journaliste ne lise pas jusqu’au bout et que votre message passe inaperçu.
3. Les citations choisies ne paraissent pas authentiques
Qu’il s’agisse d’un jeune qui raconte à quel point il est heureux d’avoir décroché un apprentissage ou d’un PDG qui analyse les derniers résultats financiers, il est judicieux de faire en sorte que les personnes citées dans un communiqué de presse paraissent réelles. N’oubliez pas de faire en sorte que votre histoire paresse authentique.
Étape 5 : Modèles de communiqués de presse
Et voilà ! À présent, vous devriez savoir comment rédiger un communiqué de presse efficace. Si vous avez besoin de conseils supplémentaires, Prowly met à votre disposition d’autres ressources (et un créateur de communiqués de presse !) dont vous pouvez vous inspirer :
+10 modèles de communiqués de presse gratuits pour toutes les occasions par Prowly