10 étapes pour constituer votre première équipe d’employés en distanciel

Si vous avez créé votre entreprise au XXe siècle, votre personnel était presque toujours en interne, travaillant en open-space, et disponible pour tous les besoins de l’entreprise.

Aujourd’hui, avec le tsunami technologique qu’est l’internet à haut débit, vous constatez que vos concurrents ont permis à leurs employés de travailler à domicile de manière plus facile et plus abordable.

Mais que faut-il pour gérer avec succès une équipe à distance ? Alors, comment entamer votre transition vers une équipe à distance ? Voici les étapes que vous devrez franchir avant de faire entrer votre startup dans le 21e siècle.

1. Décidez

De nombreuses entreprises modernes disposent déjà de plusieurs équipes travaillant à distance. Les avantages sont nombreux, les équipes en télétravail peuvent travailler sur des projets 24 heures sur 24, et il est plus simple de les former et de les retenir, principalement parce que vous ne leur demandez pas de déménager. En outre, vous pouvez trouver des talents compétitifs sur des marchés moins concurrentiels. C’est à la fois rentable et bénéfique. Sans oublier qu’elle est bénéfique pour l’environnement.

2. Effectuer une transition

Si vous avez un employé en interne et que vous voulez le faire télétravailler, essayer de le convaincre en disant que le travail à distance est une bonne chose et qu’il est gratifiant ne fonctionnera tout simplement pas. Il est important de partager avec eux les grands objectifs de l’entreprise et de leur fournir l’aide dont ils ont besoin pour passer au télétravail. Lorsque vous recrutez du personnel supplémentaire, vous devez vous efforcer de constituer l’équipe avec des personnes qui adhèrent réellement à l’idée du travail à distance.

3. Définissez les rôles

Les responsables d’équipes à distance se posent souvent la question suivante : avons-nous des rôles dans votre équipe à distance ? Bien sûr que oui. C’est peut-être l’aspect le plus important de la gestion des travailleurs à distance. Chacun doit comprendre les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. La meilleure façon d’y parvenir est de déléguer différents aspects de la transition à différents responsables. Il devrait y avoir un responsable qui coordonne l’effort global, un autre qui s’occupe des questions internes, un autre qui s’occupe de la partie technologique et un autre dont la seule tâche est de constituer l’équipe à distance.

4. Transférer les connaissances

Le changement est généralement plus facile si les personnes concernées ont une idée claire de l’objectif. Le fait de rédiger l’ensemble du plan de transition, d’expliquer les raisons de la transition et de préciser la place de chacun dans la nouvelle structure contribuera grandement au bon déroulement des choses. Dans les équipes en télétravail, les transferts de connaissances doivent être cohérents. Investissez votre temps dans la création de guides et construisez une culture de procédures opérationnelles standard pour tout ce que vous faites.

5. Établissez des rapports

Comme pour les travailleurs internes, les employés à distance nécessitent le même investissement en temps pour apprendre à les connaître. Il est extrêmement important d’établir des relations avec les collègues, et cela peut vous donner une idée plus réaliste de leurs attentes et leurs besoins.

6. Collaborer

Vous ne serez jamais en mesure de conformer exactement la culture de l’entreprise et l’éthique de travail de chaque équipe que vous créez. Au contraire, efforcez-vous de permettre à chaque équipe de créer sa propre culture de travail et de partager ses expériences.

7. Soyez transparent

La communication dans les équipes en distanciel est difficile, quelle que soit la qualité des outils utilisés. Assurez-vous d’expliquer les consignes en détail. Utilisez le moins possible le courrier électronique – un message peut facilement se perdre dans la masse. Essayez d’avoir vos employés au téléphone et consacrez-leurs du temps. Cela peut sembler long, mais ce qui l’est encore plus, c’est le rabâchage des consignes et les incompréhensions lorsque l’équipe n’est pas sur la même longueur d’onde.

8. Instaurez la confiance

La clé pour amener votre nouvelle équipe à travailler ensemble vers l’objectif commun est d’instaurer la confiance entre les coéquipiers. La culture d’une entreprise peut mettre des années à se forger, alors s’attendre à ce qu’un groupe de nouveaux travailleurs à des milliers de kilomètres de distance se jette soudainement à l’eau pour vous est une hypothèse audacieuse. Tout en créant un environnement de confiance, gardez à l’esprit que le succès ou l’échec de cette entreprise incombe en grande partie à la personne qui recrute les nouveaux membres de l’équipe. Il faut trouver une alchimie entre les employés.

9. Utilisez des outils

En adaptant les outils et les techniques de gestion à vos équipes à distance, celles-ci peuvent être encore plus productives que les employés internes.

10. Travaillez comme une équipe à distance

La transition d’un environnement exclusivement interne à un environnement où des équipes entières sont situées à distance nécessite une bonne compréhension des besoins, ainsi qu’une planification minutieuse, de la patience et une concentration maximale. Même les équipes réunies dans un même bureau devraient essayer de travailler comme des équipes à distance – avec des objectifs clairs, des rôles définis, des outils méticuleusement choisis, une créativité accrus.

Anthony Desmonte

Anthony Desmonte

Fasciné par l'entrepreneuriat et de ce qu'il peut ressortir d'une simple idée, j'essaie de vous partager des infos utiles pour optimiser votre business et de l'actu pratique d'entreprise : outils, nouveautés, législation.