Si vous avez créé votre entreprise au XXe siècle, votre personnel était presque toujours en interne, travaillant en open-space, et disponible pour tous les besoins de l’entreprise.
Aujourd’hui, avec le tsunami technologique qu’est l’internet à haut débit, vous constatez que vos concurrents ont permis à leurs employés de travailler à domicile de manière plus facile et plus abordable.
Mais que faut-il pour gérer avec succès une équipe à distance ? Alors, comment entamer votre transition vers une équipe à distance ? Voici les étapes que vous devrez franchir avant de faire entrer votre startup dans le 21e siècle.
1. Décidez
De nombreuses entreprises modernes disposent déjà de plusieurs équipes travaillant à distance. Les avantages sont nombreux, les équipes en télétravail peuvent travailler sur des projets 24 heures sur 24, et il est plus simple de les former et de les retenir, principalement parce que vous ne leur demandez pas de déménager. En outre, vous pouvez trouver des talents compétitifs sur des marchés moins concurrentiels. C’est à la fois rentable et bénéfique. Sans oublier qu’elle est bénéfique pour l’environnement.
S’il est vrai que les équipes en télétravail ont de nombreux avantages, mais il est important de bien réfléchir avant de décider de mettre en place ce type de modèle de travail. Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous décidez de mettre en place une équipe en télétravail :
- La nature de votre activité : certaines activités sont plus adaptées au télétravail que d’autres. Par exemple, si votre activité nécessite des réunions fréquentes en face à face, le télétravail peut ne pas être une solution adaptée.
- La culture de votre entreprise : la culture de votre entreprise peut influencer votre décision de mettre en place une équipe en télétravail. Si votre entreprise a une culture de travail très collaborative, par exemple, le télétravail peut être plus difficile à mettre en place.
- Les compétences et les motivations de vos employés : il est important de s’assurer que vos employés sont motivés et compétents pour travailler à distance. Si vous avez des employés qui ont besoin de supervision constante ou qui ont du mal à travailler de manière autonome, le télétravail peut ne pas être la solution adaptée.
2. Effectuer une transition
Si vous avez un employé en interne et que vous voulez le faire télétravailler, essayer de le convaincre en disant que le travail à distance est une bonne chose et qu’il est gratifiant ne fonctionnera tout simplement pas. Il est important de partager avec eux les grands objectifs de l’entreprise et de leur fournir l’aide dont ils ont besoin pour passer au télétravail. Lorsque vous recrutez du personnel supplémentaire, vous devez vous efforcer de constituer l’équipe avec des personnes qui adhèrent réellement à l’idée du travail à distance.
Il est important de bien préparer la transition lorsque vous voulez faire passer un employé de travail en interne à du télétravail ou lorsque vous recrutez du personnel supplémentaire pour une équipe à distance. Voici quelques conseils pour effectuer une transition en douceur :
- Expliquez les raisons de la transition : expliquez clairement les raisons de la transition à vos employés et partagez les objectifs de l’entreprise avec eux. Cela peut les aider à comprendre pourquoi le télétravail est une bonne chose et à s’y engager pleinement.
- Fournissez de l’aide : offrez de l’aide et des ressources à vos employés pour les aider à passer au télétravail. Cela peut inclure la mise à disposition d’outils de collaboration en ligne, de guides de travail à distance, etc.
- Recrutez des personnes qui adhèrent à l’idée du télétravail : lorsque vous recrutez du personnel pour une équipe à distance, choisissez des personnes qui sont déjà convaincues de l’avantage du travail à distance et qui sont prêtes à s’engager pleinement.
3. Définissez les rôles
Les responsables d’équipes à distance se posent souvent la question suivante : avons-nous notre place dans l’équipe à distance ? Bien sûr que oui. C’est peut-être l’aspect le plus important de la gestion des travailleurs à distance. Chacun doit comprendre les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. La meilleure façon d’y parvenir est de déléguer différents aspects de la transition à différents responsables.
Il devrait y avoir un responsable qui coordonne l’effort global, un autre qui s’occupe des questions internes, un autre qui s’occupe de la partie technologique et un autre dont la seule tâche est de constituer l’équipe à distance. Il est donc important de définir les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe à distance pour assurer une bonne communication et une collaboration efficace. Voici quelques conseils pour définir les rôles dans votre équipe à distance :
- Assignez des responsabilités claires : assignez des responsabilités claires à chaque membre de l’équipe afin qu’il sache exactement ce qui est attendu de lui.
- Communiquez les rôles et les responsabilités : assurez-vous que tous les membres de l’équipe connaissent leurs rôles et responsabilités en les communiquant clairement et en les mettant à disposition de tous.
- Encouragez l’autonomie : encouragez l’autonomie de vos employés en leur donnant la responsabilité de certaines tâches et en leur confiant un certain niveau de décision.
- Faites preuve de flexibilité : soyez flexible et adaptez les rôles et responsabilités de vos employés en fonction de leurs compétences et de leurs intérêts.
4. Transférer les connaissances
Le changement est généralement plus facile si les personnes concernées ont une idée claire de l’objectif. Le fait de rédiger l’ensemble du plan de transition, d’expliquer les raisons de la transition et de préciser la place de chacun dans la nouvelle structure contribuera grandement au bon déroulement des choses.
Dans les équipes en télétravail, les transferts de connaissances doivent être cohérents. Investissez votre temps dans la création de guides et construisez une culture de procédures opérationnelles standard pour tout ce que vous faites. Voici quelques conseils pour transférer les connaissances dans votre équipe à distance :
- Créez un plan de transition clair : établissez un plan de transition détaillé pour expliquer les raisons de la transition et préciser la place de chaque membre de l’équipe dans la nouvelle structure.
- Utilisez des guides et des procédures opérationnelles : créez des guides et des procédures opérationnelles standard pour tout ce que vous faites afin de faciliter la compréhension et la mise en œuvre de vos activités.
- Organisez des séances de formation : organisez-les pour transmettre les connaissances et les compétences nécessaires à votre équipe. Vous pouvez utiliser des outils de visioconférence ou de webinaires pour cela.
- Encouragez l’apprentissage continu : encouragez l’apprentissage continu en proposant des ressources de formation et en encourageant vos collègues à se perfectionner dans leur domaine.
En mettant en place ces stratégies, vous pouvez faciliter le transfert de connaissances dans votre équipe à distance et ainsi améliorer la productivité et la réussite de votre entreprise.
5. Établissez des rapports
Comme pour les travailleurs internes, les employés à distance nécessitent le même investissement en temps pour apprendre à les connaître. Il est extrêmement important d’établir des relations avec les collègues, et cela peut vous donner une idée plus réaliste de leurs attentes et leurs besoins. Voici quelques conseils pour établir des rapports avec vos collègues à distance :
- Communiquez de manière régulière : maintenir une communication régulière avec vos collègues vous permet de mieux les connaître et de développer des relations de confiance avec eux.
- Faites preuve d’empathie : en montrant de l’empathie envers vos collègues et en écoutant attentivement leurs préoccupations et leurs idées, vous pouvez développer des relations plus solides avec eux.
- Organisez des événements en ligne : vous pouvez organiser des événements en ligne pour permettre à votre équipe de se connaître et de se détendre ensemble, même à distance.
- Faites un effort pour apprendre à connaître vos collègues : prenez le temps de discuter avec vos collègues et de poser des questions pour mieux les connaître.
6. Collaborer
Vous ne serez jamais en mesure de conformer exactement la culture de l’entreprise et l’éthique de travail de chaque équipe que vous créez. Au contraire, efforcez-vous de permettre à chaque équipe de créer sa propre culture de travail et de partager ses expériences. Il est important de permettre à chaque équipe de créer sa propre culture de travail et de partager ses expériences pour encourager la collaboration et la créativité. Voici quelques conseils pour encourager la collaboration au sein de votre équipe à distance :
- Favorisez les échanges : encouragez les membres de votre équipe à partager leurs idées et leurs expériences. Vous pouvez organiser des réunions en ligne ou des sessions de feedback pour permettre à chaque membre de l’équipe de s’exprimer.
- Créez un espace de collaboration en ligne : utilisez des outils de collaboration en ligne pour permettre à votre équipe de travailler ensemble sur des projets et de partager des documents et des informations en temps réel.
- Encouragez la diversité : la diversité est une source de créativité et d’innovation. Encouragez la diversité au sein de votre équipe et valorisez les perspectives et les idées de chaque membre.
- Faites preuve de bienveillance : la bienveillance est importante pour encourager la collaboration et la confiance au sein de l’équipe. Soyez à l’écoute de vos collègues et montrez de l’empathie envers leurs préoccupations et leurs idées.
7. Soyez transparent
La communication dans les équipes en distanciel est difficile, quelle que soit la qualité des outils utilisés. Assurez-vous d’expliquer les consignes en détail. Utilisez le moins possible le courrier électronique – un message peut facilement se perdre dans la masse. Essayez d’avoir vos employés au téléphone et consacrez-leurs du temps. Cela peut sembler long, mais ce qui l’est encore plus, c’est le rabâchage des consignes et les incompréhensions lorsque l’équipe n’est pas sur la même longueur d’onde.
La communication est un élément clé pour réussir à travailler en équipe à distance. Il est important d’être transparent et de communiquer de manière claire et précise pour éviter les malentendus et les incompréhensions. Voici quelques conseils pour améliorer la communication dans votre équipe à distance :
- Utilisez différents canaux de communication : en plus de l’email, vous pouvez utiliser des outils de visioconférence, des outils de chat en ligne, des appels téléphoniques, etc. pour communiquer avec votre équipe. Cela permet de varier les modes de communication et de s’assurer que tous les membres de l’équipe sont bien informés.
- Soyez clair et précis dans vos consignes : lorsque vous donnez des instructions ou des tâches à votre équipe, assurez-vous d’être clair et précis pour éviter les malentendus.
- Écoutez attentivement les préoccupations et les idées de chaque membre de l’équipe : en écoutant attentivement les préoccupations et les idées de chaque membre de l’équipe, vous pouvez mieux comprendre leurs points de vue et ainsi mieux communiquer avec eux.
- Faites preuve de patience : la communication peut parfois être difficile à distance, il est donc important de faire preuve de patience et de persévérance pour éviter les incompréhensions.
En mettant en place ces stratégies, vous pouvez améliorer la communication au sein de votre équipe à distance et ainsi travailler de manière plus efficace.
8. Instaurez la confiance
La clé pour amener votre nouvelle équipe à travailler ensemble vers l’objectif commun est d’instaurer la confiance entre les coéquipiers. La culture d’une entreprise peut mettre des années à se forger, alors s’attendre à ce qu’un groupe de nouveaux travailleurs à des milliers de kilomètres de distance se jette soudainement à l’eau pour vous est une hypothèse audacieuse. Tout en créant un environnement de confiance, gardez à l’esprit que le succès ou l’échec de cette entreprise incombe en grande partie à la personne qui recrute les nouveaux membres de l’équipe.
Il faut trouver une alchimie entre les employés, car la confiance est un élément clé pour réussir à travailler en équipe, qu’il s’agisse d’une équipe à distance ou d’une équipe réunie au même endroit. Voici quelques conseils pour instaurer la confiance au sein de votre équipe à distance :
- Communiquer de manière transparente et régulière : il est important de maintenir une communication ouverte et franche avec les membres de votre équipe pour instaurer la confiance.
- Respecter les engagements : si vous promettez quelque chose à votre équipe, tenez votre promesse. Cela montre que vous êtes digne de confiance et que vous êtes sérieux dans votre travail.
- Offrir du soutien : si un membre de votre équipe a besoin d’aide, soyez là pour lui et offrez votre soutien. Cela montre que vous êtes là pour l’aider à réussir et à atteindre ses objectifs.
- Écouter les préoccupations et les idées de chaque membre de l’équipe : en donnant la parole à chaque membre de l’équipe et en écoutant attentivement leurs préoccupations et leurs idées, vous montrez que vous êtes ouvert et que vous valorisez leur contribution.
En instaurant la confiance au sein de votre équipe, vous pouvez créer une culture de travail positive et efficace et atteindre vos objectifs de manière plus efficace.
9. Utilisez des outils
En adaptant les outils et les techniques de gestion à vos équipes à distance, celles-ci peuvent être encore plus productives que les employés internes. Il est important d’utiliser les bons outils et techniques de gestion pour travailler efficacement en équipe à distance. Voici quelques exemples d’outils qui peuvent vous aider à gérer votre équipe à distance :
- Outils de visioconférence : ils permettent de maintenir une communication en temps réel et de se voir les uns les autres pendant les réunions ou les séances de travail.
- Outils de gestion de projet : ils permettent de planifier, de suivre et de coordonner les tâches et les objectifs de l’équipe, et de partager les informations en temps réel.
- Outils de collaboration en ligne : ils permettent de partager des documents, de travailler ensemble sur des projets et de communiquer en temps réel, même à distance.
- Outils de gestion de la performance : ils permettent de suivre les performances de l’équipe et de faire des ajustements en conséquence pour améliorer la productivité.
Il est important de choisir les outils qui conviennent le mieux à vos besoins et de les tester avant de vous en servir. En utilisant les bons outils, vous pouvez travailler efficacement en équipe à distance et atteindre vos objectifs de manière plus efficace.
10. Travaillez comme une équipe à distance
La transition d’un environnement exclusivement interne à un environnement avec lequel des équipes entières sont situées à distance nécessite une bonne compréhension des besoins, ainsi qu’une planification minutieuse, de la patience et une concentration maximale. Même les équipes réunies dans un même bureau devraient essayer de travailler comme des équipes à distance – avec des objectifs clairs, des rôles définis, des outils méticuleusement choisis, une créativité accrus.
Le travail à distance peut présenter certains challenges, mais il peut également offrir de nombreux avantages si vous êtes bien préparé et si vous mettez en place les bonnes stratégies. Voici quelques conseils pour travailler comme une équipe à distance :
- Définissez des objectifs et des rôles clairs : il est important que chaque membre de l’équipe sache ce qu’on attend de lui et comment il peut contribuer au succès de l’équipe.
- Choisissez les bons outils de collaboration : il existe de nombreux outils qui peuvent vous aider à travailler en équipe à distance, comme les outils de visioconférence, les outils de partage de documents en ligne, etc. Choisissez ceux qui conviennent le mieux à vos besoins et testez-les avant de vous en servir.
- Créez des occasions de communication : il est important de maintenir une communication régulière et de créer des occasions de se connecter et de discuter avec les autres membres de l’équipe. Vous pouvez organiser des réunions en ligne, des séances de feedback, etc.
- Faites preuve de créativité : le travail en équipe à distance peut être une excellente occasion de développer votre créativité et de trouver de nouvelles façons de travailler ensemble et de résoudre les problèmes.
En mettant en place ces stratégies et en étant patient et concentré, vous pouvez travailler efficacement en équipe à distance et en tirer le meilleur parti.
